ПРИЛОЖЕНИЕ N 6

ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ В ОБЛАСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И АРХИВНОГО ДЕЛА

АВТОР ДОКУМЕНТА – организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.

АДРЕСАТ – реквизит, содержащий информацию о получателе документа.

АКТ – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события (акт приема работ, акт списания материалов, акт приема-передачи документов и т.п.).

АЛЬБОМ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ – сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.

АННОТАЦИЯ – краткое изложение первоисточника (книги, документа). В соответствии с ГОСТ 7.9-95 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Реферат и аннотация. Общие требования» аннотация включает характеристику основной темы, проблемы объекта, цели работы и ее результаты. В аннотации указывают, что нового несет в себе данный документ в сравнении с другими, родственными по тематике и целевому назначению. Рекомендуемый средний объем аннотации 500 печатных знаков.

АРХИВ – организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

АРХИВНАЯ ВЫПИСКА – документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

АРХИВНАЯ КОЛЛЕКЦИЯ – совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.

АРХИВНАЯ КОПИЯ – дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

АРХИВНАЯ СПРАВКА – документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.

АРХИВНОЕ ДЕЛО – деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

АРХИВНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

АРХИВНЫЙ КАТАЛОГ – справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.

АРХИВНЫЙ ПУТЕВОДИТЕЛЬ – справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.

АРХИВНЫЙ СПРАВОЧНИК – справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.

АРХИВНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ – справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.

АРХИВНЫЙ ФОНД – совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

АРХИВНЫЙ ФОНД ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ – архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.

АРХИВНЫЙ ФОНД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

АРХИВНЫЙ ШИФР – обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета.

АУДИОВИЗУАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.

АУТЕНТИЧНОСТЬ (электронного документа) – свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.

БЛАНК ДОКУМЕНТА – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

ВЕДОМОСТЬ – документ, содержащий перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (например, платежная ведомость, оборотная ведомость).

ВЕДОМСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ – хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами.

ВИД ДОКУМЕНТА – классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.

ВИДЕОДОКУМЕНТ – аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений – динамичных образов.

ВИЗА – реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

ВКЛЮЧЕНИЕ ДОКУМЕНТА В СИСТЕМУ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА (СЭД) – осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.

ВЛАДЕЛЕЦ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ – документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.

ВРЕМЕННОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ – хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ – документ, поступивший в организацию.

ВЫБОРОЧНЫЙ ПРИЕМ ДОКУМЕНТОВ – прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.

ВЫДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ К УНИЧТОЖЕНИЮ – выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.

ВЫПИСКА ИЗ ДОКУМЕНТА – копия части документа, заверенная в установленном порядке.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО – документ, подтверждающий гарантию.

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ – федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта РФ, создаваемое субъектом РФ, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА – номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.

ГРАФИЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ – изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.

ГРИФ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТУ – реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.

ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ – реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.

ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ – реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.

ДАТА ДОКУМЕНТА – реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.

ДЕЛО – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

ДЕПОЗИТАРНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ – хранение документов архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

ДИРЕКТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

ДОКУМЕНТ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

ДОКУМЕНТ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

ДОКУМЕНТ ВРЕМЕННОГО СРОКА ХРАНЕНИЯ – документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

ДОКУМЕНТ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

ДОКУМЕНТ ПОДЛИННЫЙ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

ДОКУМЕНТ ПОСТОЯННОГО СРОКА ХРАНЕНИЯ – документ, которому в соответствии с нормативно-правовыми актами установлено вечное хранение.

ДОКУМЕНТАЛЬНАЯ ВЫСТАВКА – экспонирование архивных документов или их копий в специальном, приспособленном для этого помещении или на интернет-сайте.

ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД – совокупность документов, образующихся в деятельности организации.

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ) – деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ – запись информации на носителе по установленным правилам.

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ – структурированная информация, зафиксированная на носителе.

ДОКУМЕНТООБОРОТ – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

ДОКУМЕНТОПОТОК – совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ – основной организационно-правовой документ, определяющий задачи, функции, обязанности, права, ответственность работников и предъявляемые к ним квалификационные требования. Составляется по каждой штатной должности, носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении трудового контракта (договора), в т.ч. при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

ДОСТОВЕРНОСТЬ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА – свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

ДОСТУП К ДОКУМЕНТУ – возможность и условия получения и использования документа

ДОСЬЕ – сгруппированные документы, относящиеся к какому-либо делу.

ДУБЛИКАТ ДОКУМЕНТА – повторный экземпляр подлинника документа.

ЕДИНИЦА УЧЕТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ – единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках.

ЕДИНИЦА ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ – учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ ДОКУМЕНТА – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

ЗАГОЛОВОК ДЕЛА – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.

ЗАГОЛОВОК ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА – реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

ЗАГОЛОВОК ПИСЬМА – указание на содержание письма, выражается формой предложного падежа с предлогом "о".

ЗАПИСКА – краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение содержания какого-либо документа, факта, события.

ЗАЯВЛЕНИЕ – 1. Адресованный должностному лицу документ, содержащий какую-либо просьбу гражданина, например, о приеме на работу, о предоставлении отпуска и т.д. 2. Сообщение о нарушении законов и иных нормативно-правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц.

ИЗВЕЩЕНИЕ – документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и предлагающий принять в нем участие.

ИЗОБРАЗИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.

ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ ОПИСЬ (ведомость) – перечень имущества организации или лица с указанием выявленного количества, состояния предметов и их стоимости.

ИНДЕКС ДЕЛА – цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

ИНДЕКСАЦИЯ – проставление индексов.

ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

ИНСТРУКЦИЯ – нормативно-правовой акт, изда­ваемый в целях установления и/или разъяснения правил, регулирующих организацион­ные, научно-технические, технологические, финансовые, трудовые или иные аспекты деятельности организаций, их структурных подразделений, должно­стных лиц, работников и граждан. Инструкции разделяются на типовые и индивидуальные. Типовые обычно издают органы управления для однотипных организаций или видов работ.

ИНФОРМАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ АРХИВА – создание архивных справочников и организация использования архивных документов.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ – применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА К АРХИВНОМУ ФОНДУ – документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.

ИСТОЧНИК КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА – организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ – документ, отправленный из организации.

КАРТОТЕКА ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ – каталог документальных материалов, содержащий сведения о трудовом стаже, образовании, зарплате, службе в армии, социальном положении и т.д. работников.

КАТАЛОГИЗАЦИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ – подготовка, составление и ведение архивных каталогов.

КИНОДОКУМЕНТ – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений – динамичных образов.

КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

КОНВЕРТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ (конвертация электронных документов) – процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

КОНСЕРВАЦИЯ АРХИВНОГО ДОКУМЕНТА – система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды.

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

КОПИЯ ДОКУМЕНТА – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

КРИТЕРИИ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ – признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ (ВИЗИРОВАНИЯ) ДОКУМЕНТА – часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.

ЛИСТ ФОНДА – учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА – документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.

ЛИЧНОЕ ДЕЛО – папка, включающее документы о каком-либо лице (автобиография, документы или их заверенные копии об образовании, трудовой и общественной деятельности, наградах и т.п.).

МАШИНОПИСНЫЙ ДОКУМЕНТ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ (ИЗДАНИЯ) ДОКУМЕНТА – реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации – автора документа.

МЕТАДАННЫЕ – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.

МИГРАЦИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ – перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ – структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

НАКЛАДНАЯ – документ, которым оформляется прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.

НАУЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ АРХИВА – создание архивных справочников, организация использования и публикация архивных документов.

НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ АРХИВА – совокупность описаний архивных документов.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

НОМЕР ВХОДЯЩЕГО ПИСЬМА – регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.

НОМЕР ДЕЛА – цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

НОМЕР ИСХОДЯЩЕГО ПИСЬМА – регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ – документы, в которых уславливаются какие-либо правила, нормы, порядки.

НОСИТЕЛЬ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ – материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ – комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ ФИЗИКО-ХИМИЧЕСКОЙ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ – разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов.

ОБЗОР АРХИВНОГО ФОНДА – справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом.

ОБЪЕДИНЕННЫЙ АРХИВНЫЙ ФОНД – архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи.

ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – 1. Документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта). 2. Письменное сообщение вышестоящему должностному лицу, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие.

ОГРАНИЧЕНИЕ ДОСТУПА К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ – временные или иные условия, исключающие свободное пользование архивными документами в соответствии с законодательством или по воле фондообразователя, собственника, владельца документов.

ОГРАНИЧИТЕЛЬНЫЙ СРОК СЕКРЕТНОГО ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ – срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну.

ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ – хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

ОПИСАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ – структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках.

ОПИСАТЕЛЬНАЯ СТАТЬЯ АРХИВНОГО СПРАВОЧНИКА – совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.

ОПИСЬ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ – учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.

ОПИСЬ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ – справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.

ОРГАНИЗАЦИЯ ПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ – деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности организации.

ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА – первоначальный экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

ОСОБО ЦЕННЫЙ ДОКУМЕНТ – документ архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

ОСОБЫЕ ОТМЕТКИ – степень секретности, срочность исполнения документов и т.д.

ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ – реквизит, используемый для придания копии правового статуса.

ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ – реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).

ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА – реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.

ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО – реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.

ОТЧЕТ – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий.

ОФЕРТА – см. предложение.

ОФИЦИАЛЬНОЕ ОПУБЛИКОВАНИЕ ДОКУМЕНТА – первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном интернет-портале.

ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛА – подготовка дела к передаче на архивное хранение.

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА – проставление на документе необходимых реквизитов.

ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ (экспедиционная обработка документов) – обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.

ПЕРЕМЕННАЯ ЧАСТЬ РЕКВИЗИТА ДОКУМЕНТА – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ СО СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ – систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.

ПЕЧАТЬ – устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

ПИСЬМЕННЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

ПИСЬМО – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями и физическими лицами.

ПИСЬМО ИНФОРМАЦИОННОЕ – письмо, информирующее заинтересованное лицо о свершившемся факте или о планируемом мероприятии.

ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ – письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается. Обычно письма-извещения начинаются со слов: «Сообщаем», «Извещаем», «Доводим до Вашего сведения», «Ставим Вас в известность».

ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ – письмо, в котором вторично содержится информация о каком-либо факте, просьбе, свершившимся или планируемом действии.

ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ – письмо, подтверждающее какой-либо факт: отправки или получения документов, товаров; состоявшийся ранее разговор; устную договоренность и т.д.

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ – письмо конкретному лицу или нескольким лицам, служащее основанием для их участия в планируемом мероприятии.

ПИСЬМО-ПРОСЬБА – письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия.

ПЛОТНОСТЬ ДОКУМЕНТОПОТОКА – количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.

ПОДЛИННИК ДОКУМЕНТА – первый или единственный экземпляр документа.

ПОДЛИННЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

ПОДПИСАНИЕ (ДОКУМЕНТА) – заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

ПОДПИСЬ – реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

ПОЛОЖЕНИЕ – организационно-правовой документ, регламентирующий порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию деятельности какой-либо организации, структурного подразделения, коллегиального органа, должностного лица и др., а также порядок осуществления какой-либо деятельности.

ПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ – ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.

ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ – правовой акт, принимаемый высшими органами государственной власти и органами коллегиального управления в целях решения наиболее важных задач, стоящих перед данными органами. Подготовка и оформление реквизитов постановления аналогичны оформлению приказов и распоряжений.

ПОСТОЯННАЯ ЧАСТЬ РЕКВИЗИТА ДОКУМЕНТА – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ – вечное хранение документов без права их уничтожения.

ПРАВИЛА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ – изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.

Предложение – 1. Письменное заявление от имени организации или физического лица, адресованное другой организации или физическому лицу, о готовности заключить с ними договор на определенных условиях. 2. Рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

ПРЕДМЕТНЫЙ КАТАЛОГ – каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке.

ПРЕДМЕТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ – указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности организации.

ПРЕТЕНЗИОННОЕ ПИСЬМО (претензия) – письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств.

ПРИГОДНОСТЬ ДЛЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА – свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

ПРИЗНАКИ ЗАВЕДЕНИЯ ДЕЛА – основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.

ПРИКАЗ – правовой акт, издаваемый руководителем организации (органом управления), действующим на основе единоначалия в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией (органом управления). В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности. Например, приказ Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н «Об утверждении перечней вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда» касается всех организаций независимо от их подчиненности и форм собственности.

ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ – установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.

ПРОГРАММА – документ, излагающий основные направления работы организации (органа управления) на определенный период времени, этапы и сроки осуществления мероприятий (работ).

ПРОЕКТ ДОКУМЕНТА – предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

ПРОТОКОЛ – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

ПРОФИЛЬ АРХИВА – установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.

ПУБЛИКАЦИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ – подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами.

РАСПИСАНИЕ – документ, содержащий информацию о времени, месте и последовательности совершения чего-либо.

РАСПОРЯЖЕНИЕ – правовой акт, издаваемый в целях решения оперативных вопросов и, как правило, в отличие от приказа имеет более ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц, работников и граждан. Распоряжения могут подписывать не только руководители организаций, но и их заместители в пределах своей компетенции.

РЕГИСТРАЦИОННО-УЧЕТНАЯ ФОРМА – документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА (регистрационный индекс документа) – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП – штамп, содержащий следующую информацию: название организации, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТА – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

РЕЕСТР – перечень (список) чего-либо, применяемый в делопроизводстве, статистическом учете, бухгалтерском учете и т.д.

РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ – совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.

РЕЗОЛЮЦИЯ – 1. Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа. 2. Решение, принятое совещанием, собранием, съездом, конференцией и т.д.

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА – элемент оформления документа.

РЕСТАВРАЦИЯ АРХИВНОГО ДОКУМЕНТА – восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.

РЕФЕРАТ – это краткое письменное изложение литературного источника, научной работы либо результатов научных исследований. В соответствии с ГОСТ 7.9-95 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Реферат и аннотация. Общие требования» реферат включает следующие аспекты содержания исходного документа: предмет, тему, цель работы; метод или методологию проведения работы; результаты работы; область применения результатов; выводы; дополнительную информацию.

РЕШЕНИЕ – 1. Правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, общественных организаций, учреждений. Например, решение коллегии Минздрава России, медицинского совета больницы, научного совета НИИ. 2. Документ, содержащий заключение суда или арбитража. 3. Резолюция собрания, совещания и т.д.

РУКОПИСНЫЙ ДОКУМЕНТ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ (разг.) – опись документальных материалов, составленная организацией при передаче дел в архив.

СЕРТИФИКАТ СООТВЕТСТВИЯ – документ, удостоверяющий соответствие объекта требованиям технических регламентов, положениям стандартов, сводов правил или условиям договоров.

СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ – принятый в организации порядок создания, оформления и исполнения документов.

СИСТЕМА НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА – комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.

СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.

СКАНИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА – получение электронного образа документа.

СЛУЖБА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА – структурное подразделение организации, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях организации.

СЛУЖБА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА – структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

СОБСТВЕННИК АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ – государство, муниципальное образование либо юридическое или физическое лицо, в полном объеме реализующие права владения, пользования, распоряжения архивными документами.

СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА; ВИЗИРОВАНИЕ – оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО – письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.

СПИСОК – перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.

СПРАВКА – 1. Документ, содержащий описани