Источник: журнал «Главный врач».

Липатов Д.А. Центр изучения проблем здравоохранения

Архив медицинской организации организует учет и хранение медицинской и общей документации медицинской организации и обеспечивает ее сохранность до момента передачи в государственные архивы. Обычно на архив возлагается:

- прием, классификация и хранение законченной медицинской и общей документации;

- подготовка и выдача документальных материалов в научных и справочных целях;

- составление описей, каталогов, указателей и других справочников в целях использования медицинской документации;

- выдача по материалам архива в установленном законом порядке учреждениям и отдельным гражданам справок и копий;

- сдача материалов в государственный архив в установленном порядке;

- организация экспертизы научной и практической ценности документальных материалов архива с целью отбора на уничтожение документальных материалов, утративших свое научное и практическое значение.

Помещение медицинского архива медицинской организации должно удовлетворять следующим требованиям:

- быть изолировано капитальными стенами и перекрытиями от других помещений;

- быть сухим и безопасным в пожарном отношении и от затопления;

- помещение для хранения материалов должно быть отделено от читальной комнаты и рабочих комнат архива капитальной стеной и прочной дверью с запорами;

- в хранилище поддерживается постоянная температура от +14 град. C до 18 град. C, относительная влажность воздуха - 45-65%;

- занимать под архив подвальное или чердачное помещение не допускается;

- хранилище должно быть оборудовано шкафами или стеллажами;

- окна хранилища в первом и втором этажах должны быть заделаны металлическими решетками;

- в хранилищах не должно быть металлических печей и железных дымоходов;

- в качестве искусственного освещения хранилища допускается только электрическое;

- архив должен иметь необходимые противопожарные средства: пожарную сигнализацию, пожарные краны с шлангами, достаточное количество огнетушителей;

В помещении архива не допускается хранение посторонних предметов. Помещение должно оберегаться от крыс, мышей, насекомых. Вход в помещение медицинского архива (архивохранилище) посторонним лицам воспрещается. Дверь в помещение архива должна быть в нерабочее время заперта на замок, опечатана или запломбирована.

Контроль за правильностью ведения медицинских архивов в лечебных учреждениях осуществляется органами здравоохранения, а также местными архивными органами. В архиве медицинской организации подлежат хранению все документальные материалы медицинской организации, законченные производством.

Обязательному отбору для хранения подлежат следующие документальные материалы:

а) имеющие научно-историческое значение;

б) имеющие практическое и справочное значение для данного учреждения;

в) отражающие существенные стороны работы данного медицинской организации.

Уничтожение архивных документов без разрешения архивных органов категорически запрещается.

Законченная производством медицинская и общая документация сдается в архив из всех структурных подразделений медицинской организации в следующие сроки:

а) истории болезни сдаются не позже 3-х дней после обработки в отделах медстатистики и просмотра врачом-экспертом;

б) вся остальная медицинская и общая документация сдается один раз в году в сроки, установленные руководством ЛПУ, по представлению заведующего медицинским архивом.

Сдаваемые в медицинский архив материалы должны удовлетворять следующим требованиям:

А. Истории болезни, сдаваемые в архив, должны быть полностью оформлены в отделениях, где лежал больной. Вкладные документы, относящиеся к истории болезни (температурные листки, анализы, исследования и пр.), должны быть подклеены или прикреплены степлером, после чего история болезни подписывается лечащим врачом и заведующим отделением.

Б. Архивно-техническая обработка остальной медицинской и общей документации (журналы приема больных, палатные журналы, картотеки и проч.) следующая:

а) документы должны быть заключены в папки или обложки; мелкого формата документы располагаются вдоль корешка дела так, чтобы имели формат книги (листы не должны выходить из обложки). Обширные по объему дела следует разделить на тома так, чтобы толщина тома не превышала ширины корешка обложки папки;

б) металлические скрепления (булавки, скрепки, сколки) необходимо удалить из дел. Документы, находящиеся на регистраторах или скоросшивателях, должны быть с них сняты и подшиты;

в) на обложках должно быть четко без сокращений обозначено следующее: 1) наименование медицинской организации, с указанием ведомственного подчинения, 2) наименование отделения медицинской организации, 3) заголовок дела, 4) даты начала и окончания, 5) количество листов.

В книгах и журналах указанные сведения проставляются на белом листе, следующем за верхней крышкой переплета.

Заголовок дела (книги) должен кратко и конкретно отражать содержание документов, находящихся в деле (книге). Названия общего характера (напр. "Разная переписка", "Общая переписка", "К руководству" и т.д.) не допускаются;

г) сдаваемые материалы должны быть пронумерованы по листам в правом верхнем углу простым черным (не цветным и не химическим) карандашом. Нумеруются все листы, имеющие на лицевой или оборотной стороне какие-либо делопроизводственные пометки, при чем листом считается любого размера или формата кусок бумаги, состоящий из двух, а не четырех страниц. В делах, разделенных на тома, листы нумеруются по каждому тому отдельно. Нумерация листов в делах должна производиться в порядке расположения листов в деле, т.е. сверху вниз, а не обратно. Чистые листы не нумеруются, вырывать их из дела не разрешается. Вслед за последним листом дела подшивается чистый лист бумаги, на котором делается заверительная надпись о количестве пронумерованных листов следующего содержания: "В настоящем деле подшито и пронумеровано ___ листов" (указать прописью и цифрами). После надписи указывается должность лица, производившего нумерацию, и дата подписи. Встречающиеся недостатки в состоянии дела (повреждения) также оговариваются в заверительной надписи.

В целях экономии средств, обработка общих документальных материалов, не подлежащих сдаче в государственный архив, может быть по особому письменному распоряжению руководителя учреждения упрощена (дела могут быть оставлены в скоросшивателях или регистраторах; листы некоторых категорий дел, по которым не могут возникнуть проверка, иск и другие действия, связанные с ответственностью каких-либо лиц, могут быть оставлены непронумерованными);

д) для сохранности более ветхих документов следует их подклеивать на плотную бумагу;

Примечание. Если текст двусторонний, то следует наклеивать на прозрачную бумагу (напр. кальку);

е) карточки обрабатываются следующим образом:

1) систематизируются в порядке их № , или в алфавитном порядке, или же по нозологическому признаку;

2) при сдаче в архив должны быть помещены в деревянные или картонные коробки, имеющие наружную длину от 30 до 35 см, или же поступают в увязанных шпагатом пачках такой же длины с прокладками из картона на лицевой и тыловой сторонах пачки;

3) на лицевой стороне коробки (пачки) делаются надписи с указанием лечучреждения, года, наименования карточек, порядкового №  связки и количества карточек;

Заверительная надпись о количестве карточек, входящих в каждую связку, производится на отдельном листе формата карточки, помещаемой вслед за последней карточкой.

В заверительной надписи количество обозначается:

с №  _______________ по №  _________________.

13. Все материалы, поступающие в архив, должны храниться в таком порядке, который обеспечивал бы возможность:

а) быстрого нахождения документов для наведения справок;

б) научной обработки архивных материалов;

в) полной сохранности всех архивных материалов.

14. Истории болезни, поступившие в архив, увязываются в связки, толщиной не свыше 20 см, или укладываются в картонные коробки (папки с завязками), внутри которых раскладываются по порядку номеров.

Примечание. Отсутствующие при формировании связок истории болезни (истории болезни не выписавшихся больных) вкладываются в соответствующие связки по дате заведения истории болезни по мере поступления их в архив.

Связки имеют свою порядковую нумерацию и укладываются на полки в вертикальном порядке.

К каждой связке прикрепляется ярлык из картона или плотной бумаги (а на коробке этикетка) с указанием следующих данных:

а) наименование учреждения;

б) год;

в) порядковый №  связки;

г) порядковый №  истории болезни.

15. На 1 января нового года зав. архивом устанавливает местонахождение непоступивших историй болезни. Журнал приема больных поступает в архив не позднее 1 апреля следующего года.

16. Вся остальная медицинская и общая документация поступает в архив в обработанном виде в следующем году в срок, установленный руководством учреждения, по описям следующей формы:

17. Материалы в архиве следует хранить в следующем порядке:

а) материалы следует располагать на стеллажах или в шкафах в картонных коробках или в связках с картонными обложками.

18. Истории болезни располагаются на стеллажах по годам, внутри каждого года по №  историй болезни. Прочая медицинская и общая документация располагается на стеллажах по структурным частям, в пределах каждой структурной части по годам и затем в порядке номеров описи.

19. На стеллажах (шкафах) и полках стеллажей должны быть обозначены их порядковые номера. Нумеровать стеллажи следует слева направо и полки сверху вниз.

20. На стеллажах и полках при отсутствии топографических указателей целесообразно указать, какие материалы на них расположены (с обозначением частей медицинской организации, годов и номеров по описи).

21. Выдача историй болезни и других документов производится сотрудниками архива по личному письменному требованию врачей учреждения. Все без исключения случаи выдачи историй болезни и других архивных материалов должны обязательно заноситься в особую книгу выдачи, заводимую по следующей форме:

Книга выдачи должна быть пронумерована и заверена подписью заместителя главного врача по организационно-методической работе. Порядковая нумерация записей в книге заводится на каждый год отдельно с №  1. Вычеркивание записей или исправление их в книге не допускается.

Работник медицинского архива, ведущий книгу, обязан принимать меры к своевременному возврату архивных материалов и о случаях длительной задержки сообщать администрации. Срок пользования материалами не должен превышать 3 месяцев. За сохранность и своевременность возвращения материалов, выданных из архива учреждения, отвечает истребовавшее их лицо.

При каждой выдаче из архива архивных материалов в соответствующую связку вкладывается карта-заместитель, имеющий следующие записи:

№  истории болезни (для общей документации архива №  дела), год.

№  выдачи (проставляется согласно порядковой нумерации записей по книге выдачи).

Листок-заместитель может быть уничтожен только по укладке на место архивной единицы хранения с одновременной отметкой в "книге выдачи" о возвращении в архив.

22. Состояние возвращаемых в архив материалов должно быть проверено, и если при этом будет обнаружена недостача материалов или листов дела или их повреждение, заведующий архивом составляет об этом акт в трех экземплярах, один из которых представляет главному врачу медицинской организации для привлечения виновных к ответственности, другой оставляет в архиве, а третий высылает соответствующему архивному органу. Акт должен быть подписан заведующим архивом и лицом, сдавшим материалы. О повреждении или утрате каких-либо документов из дела отмечается также в заверительной надписи данного дела.

Об утраченных делах после расследования и распоряжения руководителя учреждения о списании отмечается в соответствующей описи (книге, картотеке).

23. Выемка документов из дел и выдача архивных материалов из архива за пределы медицинской организации, хоть бы и для временного пользования, запрещается, за исключением тех случаев, когда такая выемка или выдача производится с ведома главного врача медицинской организации по требованиям прокуратуры.

В таких случаях на место изъятых подлинников вкладываются заверенные заведующим архивом копии с документов с отметкой на них основания и даты выемки или выдачи и ссылкой на акт. Допускается также выемка для выдачи гражданам их личных документов (свидетельств об образовании, справки о трудовом стаже и т.д.), представленных гражданами в данное учреждение и почему-либо не полученных своевременно обратно, на что в каждом случае должно быть получено разрешение главного врача или его заместителя.

24. Особенности ведения архива амбулаторных карт.

При выбытии больных на другое место жительства или увольнении с работы из учреждения (предприятия), обслуживаемого данным лечебным учреждением, а также в случаях необращения больного в ЛПУ более 3 лет  индивидуальные карты амбулаторных больных ежегодно сдаются в архив данного ЛПУ. При сдаче в архив индивидуальные карты подбираются в строгом алфавитном порядке (по начальным буквенным слогам фамилии) и увязываются в связки толщиною не свыше 20 см. К каждой связке прикрепляется ярлык с проставлением на нем следующих сведений: наименование ЛПУ, номер описи, год сдачи, порядковый №  связки, какие буквы (напр. А, Б, В) и крайние порядковые №  единиц хранения (т.е. самих карт) в связках.

Нумерация индивидуальных амбулаторных карт проставляется на обложках в верхнем левом углу; вкладные листы и приложения к картам не нумеруются. Нумерация производится валовая, т.е. всех карт, относящихся к году сдачи.

Карты поступают в архив по описи нижеследующего образца:

Опись составляется в 3-х экземплярах, из которых 1-й хранится в регистратуре, а 2-й экз. - у принявшего лица, ответственного за сохранность архивных материалов в архиве медицинской организации. Описи заверяются подписями главного врача и зав. регистратурой.

Примерное положение об архиве медицинской организации представлено в приложении 1.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ МЕДИЦИНСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение определяет назначение, цели, задачи, функции, права, ответственность и основы деятельности архива медицинской организации.

1.2. Архив медицинской организации осуществляет:

- прием, учет и хранение документов, образующихся в процессе деятельности медицинской организации;

- в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами производит отбор, подготовку и передачу документов на хранение в государственные архивы;

- осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью структурных подразделений медицинской организации в области делопроизводства и архивного дела.

1.3. Архив является самостоятельным структурным подразделением медицинской организации, непосредственно подчиняется руководителю медицинской организации или одному из его заместителей.

1.4. В своей деятельности архив руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по организации архивного дела и делопроизводству, организационно-распорядительными документами самой организации и настоящим положением.

1.5. Деятельность архива осуществляется на основе текущего и перспективного планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности работников за надлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей и отдельных поручений заведующего архивом.

1.6. Заведующий и другие работники архива назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей приказом руководителя организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.7. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность заведующего и других работников архива регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем медицинской организации.

1.8. Архив возглавляет заведующий, на должность которого назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.9. Заведующий архивом:

• руководит всей деятельностью архива, несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на архив задач и функций;
• осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех работников архива;
• распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения между сотрудниками архива, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения руководителю медицинской организации об изменении должностных инструкций подчиненных ему работников;
• вносит руководству медицинской организации предложения по совершенствованию работы архива, оптимизации его структуры и штатной численности;
• участвует в перспективном и текущем планировании деятельности архива, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на архив задач и функций;
• принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников архива;
• участвует в подборе и расстановке кадров архива, вносит руководству медицинской организации предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников архива, направлении их на переподготовку и повышение квалификации;
• совершенствует систему трудовой мотивации работников архива;
• осуществляет контроль исполнения подчиненными ему работниками своих должностных обязанностей, соблюдения трудовой дисциплины и деятельности архива в целом.

1.12. Архив осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими службами и структурными подразделениями медицинской организации, а также в пределах своей компетенции со сторонними организациями.

1.13. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники архива несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

1.14. Настоящее положение, структура и штатное расписание архива утверждаются руководителем организации.

1.15. Документы медицинской организации, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации. До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в медицинской организации, которая обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, организации обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет медицинской организации. За утрату и порчу документов архива должностные лица организации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.16. Медицинская организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами в соответствии с действующими нормативными документами, включая нормативные акты в области охраны труда, санитарные правила и гигиенические нормативы, правила пожарной безопасности.

1.17. Архив работает в соответствии с комплексным планом работы медицинской организации.

1.18. Организационно-методическое руководство деятельностью архива медицинской организации осуществляет центральный архив вышестоящей организации, а также вышестоящие органы управления здравоохранением в пределах своей компетенции.

2. Задачи архива

2.1. Прием, учет и хранение документов.

2.2. Обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, обеспечение использования документов, хранящихся в архиве.

2.3. Подготовка и в соответствии с действующим законодательством передача документов на хранение в государственные архивы.

2.4. Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений медицинской организации по вопросам организации архивного дела.

2.5. Подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития архивного дела в организации.

2.6. Совершенствование и внедрение новых методов организации работы, в том числе на основе использования современных информационных технологий.

2.7. Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства организации.

2.7. Повышение уровня грамотности работников медицинской организации в области делопроизводства и архивного дела.

2.8. Решение иных задач в соответствии с целями организации.

3. Функции архива

В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

- принимает, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения;

- разрабатывает и согласовывает с вышестоящим архивом графики представлений описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии и передачи документов на государственное хранение;

- составляет и представляет годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии;

- осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;

- создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;

- организует использование документов: информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива; выдает с разрешения главного врача дела, документы или копии документов, медицинские карты стационарного больного и амбулаторно-поликлинические карты в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива; исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки; ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

- проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения;

- контролирует подготовку дел к передаче в архив медицинской организации;

- участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива;

- ежегодно представляет в архив вышестоящей инстанции сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

- контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях медицинской организации;

- запрашивать от структурных подразделений медицинской организации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;

- требовать от сотрудников своевременного возврата медицинских карт, взятых с разрешения администрации на определенный срок.

5. Ответственность заведующего архивом

Заведующий архивом медицинской организации несет персональную ответственность за:

- выполнение возложенных на архив функций и задач, включая сохранность переданной на хранение документации;

- незамедлительно информирование руководства медицинской организации обо всех случаях пропажи документов из архива.

- организацию работы архива, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;

- рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;

- состояние трудовой и исполнительской дисциплины в архиве, выполнение его работниками своих функциональных обязанностей;

- соблюдение работниками архива правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;

- ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми документами;

- предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности архива;

- готовность архива к работе в условиях чрезвычайных ситуаций.

Источник: журнал «Главный врач» 2015/09