Источник: журнал «Главный врач».

Знание правил управления временем поможет любому руководителю и его подчиненным лучше распределять свое рабочее время, более эффективно выполнять свои обязанности. Правильно устанавливайте приоритеты и отказывайтесь от такой работы, которую за вас могут выполнить другие.

Перегрузка многих руководителей учреждений здравоохранения является следствием пересечения их многочисленных задач, необходимости одновременно заниматься многими делами. Многие главные врачи слишком ориентированны на процесс деятельности и недостаточно на ее цель, т.е. результативность. Часто опускается из виду и эффективность управленческой деятельности – соотношение результата и затраченных на его достижение ресурсов (временных, финансовых и т.д.).

Специалисты по управлению временем рекомендуют:

1) резервировать в начале рабочего дня время для подготовительной работы и планирования;

2) перепоручать все, что может быть перепоручено;

3) письменно фиксировать задачи и цели с указанием сроков их реализации;

4) каждый документ стараться по возможности обрабатывать за один раз и окончательно;

5) каждый день составлять список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам. Важнейшие вещи делать в первую очередь;

6) свой рабочий день пытаться по возможности освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно созываемых совещаний;

7) рабочую нагрузку стараться распределить в соответствии со своим графиком работоспособности;

8) иметь в рабочем графике «окна», позволяющие реагировать на актуальные проблемы;

9) пытаться направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на немногих «жизненно-важных» проблемах;

10) уметь говорить «нет», когда на Ваше время хотят претендовать другие, а Вам необходимо выполнить более важные дела.

Некоторые из основных проблем руководителей состоят в том, что они:

1) зачастую пытаются сразу выполнить слишком большой объем работы;

2) распыляют свои силы на отдельные, часто несущественные, но кажущиеся необходимыми дела.

В конце напряженного рабочего дня мы нередко приходим к выводу, что хотя сделано вроде немало, однако действительно важные дела остались либо неоконченными, либо вообще не сдвинулись с места.

Многие руководители оправдываются в такой неудовлетворительной ситуации следующим образом: «Я каждый день вынужден делать столько важных дел!».

Удачливые менеджеры отличаются, помимо прочего, тем, что они, успевая решать во время рабочего дня множество разных вопросов, в течение определенного времени бывают заняты только одной-единственной задачей. Они всегда завершают за один раз одно дело, но зато последовательно и целеустремленно. Предпосылками для этого служат принятие однозначного решения о первоочередности важных дел, составление соответствующего списка приоритетов и соблюдение его. Поэтому сознательно устанавливайте однозначные приоритеты, последовательно и системно выполняйте задачи, включенные в план, в соответствии с их очередностью!

Преимущества работы по приоритетам

Благодаря регулярному составлению «табели о рангах» предстоящих задач Вы сможете:

- работать только над действительно важными и необходимыми задачами;

- решать вопросы в соответствии с их неотложностью;

- концентрироваться на выполнении только одной задачи;

- более целеустремленно приступать к делу и укладываться в установленные сроки;

- наилучшим способом достигать поставленных целей при заданных обстоятельствах;

- исключить дела, которые могут быть выполнены другими;

- в конце планового периода (например, рабочего дня) разделаться по крайней мере с важнейшими вопросами;

- не оставлять невыполненными задачи, которые Вам действительно по силам.

Позитивные последствия:

- соблюдаются установленные сроки;

- Вы получаете большее удовлетворение от рабочего дня и результатов работы;

- получают удовлетворение подчиненные, коллеги и Ваш непосредственный руководитель;

- удается избежать конфликтов;

- Вы сами избегаете стрессовых перегрузок.

Принцип Парето (соотношение 80 : 20)

Принцип Парето в общем виде гласит, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Принцип, который был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848-1923 гг.), неоднократно получал подтверждение на практике в самых различных сферах.

80 % затраченного времени (многочисленные «второстепенные» проблемы) = 20 % итогового результата.

20 % затраченного времени (немногие «жизненно важные» проблемы) = 80 % итогового результата

Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью. Т.е. сначала - немногие «жизненно важные» проблемы, а уже потом - многочисленные «второстепенные»!

Последовательное применение принципа Парето конкретизируется, если все задачи проанализировать в соответствии с их долей в итоговом результате и затем распределить по категориям АБВ.

Установление приоритетов с помощью анализа АБВ

Техника анализа АБВ исходит из имеющегося опыта, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных дел во всем их общем количестве остаются в целом неизменными. С помощью букв А, Б и В отдельные задачи подразделяются на три класса, а именно в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения профессиональных и личных целей. Многие руководители уже работают по этому принципу, и к важнейшим задачам они приступают в первую очередь.

Используйте анализ АБВ, чтобы дополнить свой опыт путем систематического планирования и усовершенствовать методику работы! Планируйте время в соответствии со значением и важностью задач, а не их удельным весом в общем количестве дел!

Анализ АБВ основывается на следующих трех закономерностях, подтвержденных опытом:

1. Важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15 % количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65 %.

2. На важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20 % общего числа и также 20 % значимости задач и дел руководителя.

3. Менее важные и несущественные задачи (категория В) составляют, напротив, 65 % общего числа задач, но имеют незначительную долю - порядка 15 % в общей «стоимости» всех дел, которые должен выполнить менеджер.

Согласно выводам анализа АБВ рекомендуется за самые важные, т.е. приносящие наибольший результат, дела А браться в первую очередь, чтобы с помощью немногих действий обеспечить большую часть общего эффекта. На следующие по значимости задачи Б приходится также существенная часть совокупного результата, тогда как выполнение относительно большого числа, но менее важных задач в целом дает небольшой итог.

Таким образом, установление приоритетов - основное правило эффективной управленческой деятельности. Отдавай себе отчет в том, что вы не все можете и не все должны сделать, устанавливайте приоритеты и начинайте с важнейших дел!

При подготовке публикации использованы материалы книги Лотара Зайверта «Ваше время – в Ваших руках».

Источник: журнал «Главный врач» 2012/11