Источник: журнал «Главный врач».

Родионов И.В. Региональный центр последипломного обучения, г. Москва

Делопроизводство является важнейшей составной частью системы управления здравоохранением. В представленной публикации представлен порядок делопроизводства в органах и учреждениях здравоохранения. На их основе с учетом условий и специфики деятельности организация разрабатывает собственную инструкцию по делопроизводству.

В настоящей публикации используются следующие основные понятия:

"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа управления (учреждения) здравоохранения;

"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе управления (учреждении) здравоохранения, с указанием сроков их хранения;

"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа управления (учреждения) здравоохранения;

"служба делопроизводства" - структурное подразделение органа управления (учреждения) здравоохранения, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа управления (учреждения) здравоохранения;

"электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

"сканирование документа" - получение электронного образа документа;

"система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы.

Создание документов в органе управления (учреждении) здравоохранения

Документы, создаваемые в органе управления (учреждении) здравоохранения, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 × 297 мм) или A5 (148 × 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Бланки органа управления (учреждения) здравоохранения разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля. При подготовке документов в органе управления (учреждении) здравоохранения используются электронные шаблоны бланков документов.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов органа управления (учреждения) здравоохранения утверждаются руководителем этого органа управления (учреждения) здравоохранения.

Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности органа управления (учреждения) здравоохранения, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование органа управления (учреждения) здравоохранения;

в) должность лица - автора документа;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные об органе управления (учреждении) здравоохранения;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование либо аннотация документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности;

щ) отметка о поступлении документа.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

Согласование документа в органе управления (учреждении) здравоохранения оформляется визой уполномоченного должностного лица органа управления (учреждения) здравоохранения. Согласование документа с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

Требования к организации документооборота в органе управления (учреждении) здравоохранения

В документообороте органа управления (учреждения) здравоохранения выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

В органе управления (учреждении) здравоохранения доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

Документы, поступающие в орган управления (учреждение) здравоохранения, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов органа управления (учреждения) здравоохранения в соответствии с регламентом по работе с обращениями граждан, утверждаемым руководителем органа управления (учреждения) здравоохранения.

Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю органа управления (учреждения) здравоохранения или по решению руководителя органа управления (учреждения) здравоохранения иным должностным лицам органа управления (учреждения) здравоохранения. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.

Подлинник документа направляется в структурное подразделение органа управления (учреждения) здравоохранения, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

Документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) органа управления (учреждения) здравоохранения передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Передача документов между структурными подразделениями органа управления (учреждения) здравоохранения осуществляется через службу делопроизводства.

В органе управления (учреждении) здравоохранения службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю органа управления (учреждения) здравоохранения в установленном им порядке.

В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органа управления (учреждения) здравоохранения используются обязательные сведения о документах (табл.1). В системе электронного документооборота органа управления (учреждения) здравоохранения могут использоваться дополнительные сведения о документах.

Таблица 1

Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота органов управления (учреждений) здравоохранения

Документальный фонд органа управления (учреждения) здравоохранения

Орган управления (учреждение) здравоохранения:

а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

б) разрабатывает и утверждает по согласованию с органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.

Формирование документального фонда органа управления (учреждения) здравоохранения осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив органа управления (учреждения) здравоохранения.

Номенклатура дел органа управления (учреждения) здравоохранения:

а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией органа управления (учреждения) здравоохранения руководителем органа управления (учреждения) здравоохранения не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности органа управления (учреждения) здравоохранения документы архивного фонда;

г) в случае изменения функций и структуры органа управления (учреждения) здравоохранения подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией государственного архива.

Наименованиями разделов номенклатуры дел органа управления (учреждения) здравоохранения являются наименования структурных подразделений органа управления (учреждения) здравоохранения.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

Дела со дня их формирования до передачи в архив органа управления (учреждения) здравоохранения или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем органа управления (учреждения) здравоохранения, и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа управления (учреждения) здравоохранения или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа управления (учреждения) здравоохранения с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив органа управления (учреждения) здравоохранения не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив органа управления (учреждения) здравоохранения производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях органа управления (учреждения) здравоохранения. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив органа управления (учреждения) здравоохранения не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в органе управления (учреждении) здравоохранения определяется органом исполнительной власти в области архивного дела.

Особенности работы с электронными документами

В органе управления (учреждении) здравоохранения создаются и используются:

• электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

• электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью органа управления (учреждения) здравоохранения - автора документа в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте органа управления (учреждения) здравоохранения могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в органе управления (учреждении) здравоохранения, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем органа управления (учреждения) здравоохранения на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем органа управления (учреждения) здравоохранения по согласованию с Федеральным архивным агентством.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота органа управления (учреждения) здравоохранения. Система электронного документооборота органа управления (учреждения) здравоохранения должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя органа управления (учреждения) здравоохранения, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям органа управления (учреждения) здравоохранения, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

Документы, создаваемые в органе управления (учреждении) здравоохранения и (или) поступившие в орган управления (учреждение) здравоохранения на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота органа управления (учреждения) здравоохранения. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в органе управления (учреждении) здравоохранения в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем органа управления (учреждения) здравоохранения.

Источник: журнал «Главный врач» 2017/03

• Организация кадрового делопроизводства в медицинских организациях
• Инструкция по делопроизводству в медицинской организации (больнице, поликлинике, МСЧ, диспансере и пр.)